Conditions générales de mise à disposition de services

1. Application des conditions générales

1.1. Les conditions générales de vente décrites ci-après détaillent les droits et obligations de : Avroy Atrium SRL, dont le siège social se trouve : Boulevard d’Avroy 116, 4000 Liège, numéro d’entreprise : 0848.078.819 et de son client dans le cadre de la mise à disposition de services.

1.2. Toute prestation accomplie par Avroy Atrium SRL ou toute mise à disposition de services par Avroy Atrium SRL implique l’adhésion sans réserve du client aux présentes conditions générales.

2. Tarification et prix

2.1. Les tarifs sont libellés en euros et mentionnés HTVA. Les taux de TVA en vigueur varient selon le type de service.

2.2. Le prix des services mis à disposition du client sont ceux en vigueur au jour où un accord a été conclu entre les deux parties et qu’une offre de prix signée par le client (ou de l’administrateur s’il s’agit d’une société), accompagnée d’une copie recto-verso de sa carte d’identité (ou de celle de l’administrateur s’il s’agit d’une société) a été remise à Avroy Atrium SRL.

2.3. Avroy Atrium SRL s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment, moyennant un avertissement préalable de un mois auprès de son client régulier.

Dans le cas d’un client non-régulier, Avroy Atrium SRL lui annoncera le changement de tarif avant sa réservation définitive.

2.4. Aucune commission pour des agences ou intermédiaires n’est payée sur les prix mentionnés, à moins qu’il n’en soit explicitement fait mention dans le contrat.

3. Réservation

3.1. Dans le cas d’une mise à disposition d’une salle de réunion ou d’une formule coworking journalière, il est demandé au client de réserver son espace en avance :

Soit via le site internet www.smartwork-liege.be
Soit via l’adresse mail : info@smartwork-liege.be
Soit par téléphone au +32 455 10 97 23.

3.2. Un espace de travail est réservé valablement à partir du moment où le client a payé sa réservation ou a reçu une confirmation écrite de la part de Avroy Atrium.

3.3. Tout document signé par le client engage le signataire en son nom propre, ainsi que la personne physique ou morale au nom de laquelle il agit.

4. Politique d'annulation

4.1. Toute annulation effectuée moins de 48 heures avant la réservation entraînera des frais équivalant à 100% du coût total de la réservation. Cette politique vise à assurer la disponibilité constante de nos services et à maintenir la qualité de nos prestations.

5. Mise à disposition d’un bureau privatif

5.1. En plus de son bureau privatif, le client a accès aux prestations suivantes :

L’espace détente avec cuisine équipée,
Eau, thé et café à volonté,
L’accès au wifi et à la fibre optique haut débit et sécurisé,
L’accès aux salles de réunion, toujours sur réservation. Dix heures par mois, non cumulables, sont prévues dans le forfait, toute heure supplémentaire sera facturée aux tarifs en vigueur, avec une réduction de 50%.
La mise à disposition d’une place par local dans notre parking privatif.

5.2. Sauf accord entre les deux parties, la mise à disposition d’un bureau privatif est établie pour une durée déterminée, reconductible tacitement à son échéance et résiliable, moyennant un délai de un mois de préavis, par l’une ou l’autre partie, à compter, à compter du mois de la date anniversaire du contrat.

5.3. Lors de son arrivée, les cautions mentionnées ci-dessous sont demandées au client :

Montant équivalent à un mois d’accès au bureau privatif
Montant équivalent à autant de badges (ou clés) que demandé par le client
Montant équivalent à autant de télécommandes d’accès au parking que demandé par le client

Les cautions sont intégralement restituées au client à son départ contre remise en main propre des badges (ou clés) et des télécommandes, si le lieu est en état conforme et que le préavis est respecté.

6. Mise à disposition d’un bureau partagé – Formule SmartShared Office

6.1. En optant pour la formule bureau partagé, le client reconnaît pleinement qu'il partagera son espace avec une autre entreprise et s'engage à agir de manière respectueuse envers celle-ci, adoptant ainsi une conduite appropriée à une cohabitation harmonieuse.

6.2. En plus de son bureau privatif, le client a accès aux prestations suivantes :

L’espace détente avec cuisine équipée,
Eau, thé et café à volonté,
L’accès au wifi et à la fibre optique haut débit et sécurisé,
L’accès aux salles de réunion, toujours sur réservation. Dix heures par mois, non cumulables, sont prévues dans le forfait, toute heure supplémentaire sera facturée aux tarifs en vigueur, avec une réduction de 50%.

6.3. Sauf accord entre les deux parties, la mise à disposition d’un bureau privatif est établie pour une durée déterminée, reconductible tacitement à son échéance et résiliable, moyennant un délai de un mois de préavis, par l’une ou l’autre partie, à compter, à compter du mois de la date anniversaire du contrat.

6.4. Lors de son arrivée, les cautions mentionnées ci-dessous sont demandées au client :

Montant équivalent à un mois d’accès au bureau partagé
Montant équivalent à autant de badges (ou clés) que demandé par le client

Les cautions sont intégralement restituées au client à son départ contre remise en main propre des badges (ou clés), si le lieu est en état conforme et que le préavis est respecté.

7. Mise à disposition d’un bureau flexible – Formule SmartFlex Office

7.1. En optant pour un bureau flexible, le client reconnait n’a accès à son espace qu’à temps partiel, selon les modalités définies dans le contrat. En dehors de ce temps d’occupation, le client doit laisser son espace accessible et à disposition pour d’autres clients.

7.2. En plus de son bureau flexible, le client a accès aux prestations suivantes :

L’espace détente avec cuisine équipée,
Eau, thé et café à volonté,
L’accès au wifi et à la fibre optique haut débit et sécurisé,
L’accès aux salles de réunion, toujours sur réservation. Le nombre d’heures par mois, non cumulables, sont calculées au prorata de l’occupation et mentionnées dans le contrat. Toute heure supplémentaire sera facturée aux tarifs en vigueur, avec une réduction de 50%.
La mise à disposition d’une place par local dans notre parking privatif, uniquement les jours prévus dans le contrat.

7.3. Sauf accord entre les deux parties, la mise à disposition d’un bureau privatif est établie pour une durée déterminée, reconductible tacitement à son échéance et résiliable, moyennant un délai de un mois de préavis, par l’une ou l’autre partie, à compter, à compter du mois de la date anniversaire du contrat.

7.4. Lors de son arrivée, les cautions mentionnées ci-dessous sont demandées au client :

Montant équivalent à un mois d’accès au bureau flexible
Montant équivalent à autant de badges (ou clés) que demandé par le client
Montant équivalent à autant de télécommandes d’accès au parking que demandé par le client

8. Mise à disposition d’un bureau à l’heure ou à la journée – Formule SmartOffice

8.1. La formule SmartOffice comprend la mise à disposition d’un espace privatif pour une durée pouvant aller de une heure à une journée complète.

8.2. En plus d’un espace privatif, le client a accès aux prestations suivantes :

L’espace détente avec cuisine équipée,
Eau, thé et café à volonté,
L’accès au wifi et à la fibre optique haut débit et sécurisé.

9. Mise à disposition d’une place dans l’espace de coworking

9.1. Sont compris dans la mise à disposition d’une place dans l’espace de coworking :

L’accès à un poste de travail en open-space
Une armoire de rangement verrouillée sous clé (uniquement dans le cas d’un contrat mensuel)

9.2. En plus de son accès au coworking, le client a accès aux prestations suivantes :

L’espace détente avec cuisine équipée
Eau, thé et café à volonté
L’accès au wifi et à la fibre optique haut débit et sécurisé,

9.3. Dans le cas d’un contrat mensuel, lors de son arrivée, la caution mentionnée ci-dessous est demandée au client :

Montant équivalent à autant de badges que demandé par le client

La caution est intégralement restituée au client à son départ contre remise en main propre des badges et si le lieu est en état conforme.

10. Mise à disposition d’une salle de réunion

10.1. Sont compris dans la mise à disposition d’une salle de réunion :

L’espace détente avec cuisine équipée
Eau, thé et café à volonté
L’accès au wifi et à la fibre optique haut débit et sécurisé,

10.2. L’équipement suivant est fourni dans chaque salle de réunion :

Smart TV (pour les projections),
Whiteboard et les marqueurs adéquats,
Mobilier.

Il est demandé au client de les utiliser de manière normalement prudente et diligente.

10.3. Il est interdit pour le client de coller, agrafer ou punaiser sur les murs et portes, dans les boiseries ou sur le mobilier. Des aimants et un tableau blanc sont à disposition du client.

10.4. Le client est tenu de quitter les lieux à l’heure annoncée de fin de réservation et dans les heures d’ouverture du bâtiment (voir point 13). Avant de quitter les lieux, le client est tenu de vérifier que les fenêtres et portes qui donnent sur l’extérieur soient fermées et que le chauffage ou la climatisation est coupé. Les lieux loués, le mobilier et les différents appareils doivent être remis dans l'état où le client les a trouvés lors de son arrivée.

10.5. Toute modification par rapport à la réservation initiale engendrera en conséquence une adaptation des montants facturés. Avroy Atrium SRL ne peut être tenu responsable en cas de départ anticipé du client. En cas de dépassement, un supplément peut être appliqué si le client ne respecte pas sa réservation.

10.6. Il est demandé au client d’évacuer les éventuels déchets, récipients ou vidanges qu’il aurait amené. La vaisselle doit être rassemblée et placée dans l’évier ou le lave-vaisselle de la cuisine. Un forfait de 25,00 € HTVA sera demandé en cas de non-respect de la salle et si le nettoyage de celle-ci doit être pris en charge par Avroy Atrium SRL.

10.7. Avroy Atrium SRL ne pourra être tenu pour responsable d'un accident consécutif au bris de matériel dû à une utilisation non prévue pour celui-ci. Tous dégâts et détériorations du matériel seront facturés au client. Tout matériel non restitué ou dégradé de manière anormale suite à la réunion sera facturé à son prix d’achat avec un minimum de 25,00 € HTVA.

11. Domiciliation d’entreprise

11.1. Ce service comprend :

La mise à disposition du client d’une adresse à laquelle le client peut établir son siège social,
La réception, scan et envoi du courrier du client par mail ou la redirection du courrier du client vers une adresse spécifiée à raison de une fois par semaine.

S’il le client ne dispose pas d’une formule complémentaire comprenant un bureau ou un poste de travail dédié dans l’espace de coworking, le client a la possibilité, en option supplémentaire, de bénéficier des services suivants :

5 heures par mois de salle de réunion, sur réservation.
Une réduction de 25% sur les heures de salle de réunion supplémentaires
Archivage de ses documents jusqu’à 1 m³

11.2. Pour pouvoir bénéficier de la domiciliation de son entreprise à l’adresse fournie par Avroy Atrium SRL, le client doit préalablement remplir les conditions suivantes :

Disposer d’une société réelle,
Posséder un numéro de TVA (sauf nouvelle constitution),
Être inscrit à la BCE (Banque-Carrefour des entreprises belges).

11.3. La mise à disposition d’une adresse de domiciliation pour l’entreprise du client est établie pour une durée indéterminée avec une durée minimum de 3 mois.

11.4. Le client s’engage à déclarer à Avroy Atrium SRL toute modification de son activité, de sa forme juridique, de son objet et de l'identité des personnes ayant le pouvoir de l'engager.

11.5. Le client s’engage à entreprendre les démarches nécessaires auprès de la BCE, à l’entrée et à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation de celui-ci.

12. Inconformité ou détérioration

12.1. Si lors de son arrivée, le client constate une inconformité ou une détérioration, le client doit en informer immédiatement et sans délais Avroy Atrium SRL par tous les moyens nécessaires. Si Avroy Atrium SRL n’en est pas informé, il pourra tenir le client comme responsable de l’inconformité ou de la détérioration et lui imputer les frais nécessaires à la remise en état du lieu.

12.2. Il est interdit pour le client de coller, agrafer ou punaiser sur les murs et portes, dans les boiseries ou sur le mobilier, sans l’autorisation écrite de Avroy Atrium.

13. Horaire

13.1. Le bâtiment et le parking sont accessibles tous les jours entre 7h et 22h. Il est interdit d’y accéder en dehors de ces plages horaires.

13.2. En cas de non-respect des horaires ou en cas de plainte pour cette raison, des frais forfaitaires de 50,00 € HTVA seront appliqués.

14. Paiement et facturation

14.1. Dans le cas d’une mise à disposition d’un espace pour une durée supérieure ou égale à un mois, il sera demandé au client le règlement du 1er mois de mise à disposition de son espace de travail, en plus des cautions. Dans ce cas, le paiement est anticipatif des prestations à venir. La facturation sera ensuite mensuelle selon le prix établi.

14.2. Dans le cas d’une mise à disposition d’un espace pour une durée inférieure à un mois, le client recevra, en règle générale, une facture correspondant à sa réservation.

Toute modification par rapport à la réservation initiale engendrera en conséquence une adaptation des montants facturés. Avroy Atrium SRL ne peut être tenu responsable en cas de départ anticipé du client. En cas de dépassement, un supplément peut être appliqué si le client ne respecte pas sa réservation.

14.3. Les factures sont envoyées par mail à l’adresse mail fournie par le client.

14.4. Toute facture est due de plein droit au jour de son émission et payable à son échéance.

14.5. Les données exactes de facturation doivent être en possession d’Avroy Atrium SRL au plus tard le jour de la signature de l’offre de prix.

15. Retard et défaut de paiement

15.1. Toute facture est due de plein droit au jour de son émission et payable au moyen de :

virement sur le compte bancaire BE23 7320 3770 7991 de Avroy Atrium SRL,
carte bancaire,
l’application Payconiq,
espèces.

15.2. Toute facture non payée à sa date d’échéance sera majorée, de plein droit et sans mise en demeure, de 15% (avec un minimum de 20 euros) à titre d’indemnité forfaitaire. Cette indemnité est calculée sur le montant hors taxe de la somme restant due. De plus, un intérêt de retard de 10% par mois sera dû de plein droit et sans mise en demeure à dater du premier rappel, l’intérêt de chaque mois entamé étant dû pour le mois complet.

15.3. En sus des pénalités de retard, tout rappel envoyé au client qui n’a pas réglé l’intégralité de sa facture pourra être facturé de 7,50 euros par courrier envoyé, sans préjudice d’éventuels frais supplémentaires (ex : huissier, avocat, …) qui seront également mis à charge du client. De même, pour tout recommandé envoyé, le client sera facturé de 15 euros supplémentaires.

15.4. Un non-paiement rend immédiatement exigibles toutes les créances en cours.

16. Responsabilité

16.1. Avroy Atrium SRL n’est pas responsable des dommages, destructions ou vols d’objets ou d’affaires apportés dans ses locaux par le client ou ses invités.

16.2. La responsabilité de Avroy Atrium SRL ne pourra pas être engagée si la non-exécution ou le retard dans l’exécution de l’une de ses obligations décrites dans les présentes conditions générales découle d’un cas de force majeure. À ce titre, la force majeure s’entend de tout événement indépendant de la volonté de Avroy Atrium SRL, imprévisible et inévitable.

17. Réclamation

17.1. Toute réclamation ou objection relative à la facturation ou à la prestation de service, pour être recevable, doit parvenir endéans les huit jours calendrier à compter de la date de la facture à l’adresse info@smartwork-liege.be et être confirmée le même jour par recommandé avec accusé de réception envoyé au siège social de Avroy Atrium SRL.

A défaut du respect de ces conditions de délais et de formes, la réclamation ou l’objection ne sera pas prise en considération et la facture ou la prestation de service sera considérée comme définitivement acceptée.

18. Propriété intellectuelle

18.1. L’ensemble des textes, logos, photos et modèles figurant sur les documents et le site internet de Avroy Atrium SRL et Smartwork Liège sont la propriété de Avroy Atrium SRL.

18.2. Toute reproduction partielle ou complète de ces textes, logos, photos et modèles, quel que soit le support, à des fins commerciales, associatives ou bénévoles, est interdite sans le consentement de Avroy Atrium SRL.

19. Protection des données

19.1. En communicant ses données personnelles et coordonnées à Avroy Atrium SRL, le client accepte que Avroy Atrium SRL lui fasse parvenir ses lettres d’informations ainsi que ses factures à l’adresse postale et/ou à l’adresse email communiqués. De même, le client accepte que Avroy Atrium SRL le contacte par le numéro de téléphone communiqué.

19.2. Les données fournies par le client sont protégées conformément à la loi sur la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel. Les informations recueillies concernant le client sont exclusivement destinées à Avroy Atrium SRL. Elles ne sont ni revendues, ni cédées, ni échangées.

19.3. Le client dispose à tout moment d’un droit d’accès, de rectification ou de suppression de ses données. Pour exercer ce droit, le client doit manifester sa volonté de retirer son consentement par l’envoi d’un courriel à l’adresse suivante : info@smartwork-liege.be.

20. Tribunal compétent

20.1. Tout litige relatif à l’interprétation et à l’exécution des présentes conditions générales de mise à disposition de service est soumis au droit belge.

20.2. À défaut de résolution amiable, tout litige sera porté devant le Tribunal de Liège.

21. Divers

21.1. Les présentes conditions générales et les dispositions mentionnées sur l’offre de prix et/ou devis transmis au client forment un ensemble contractuel et constituent l’intégralité des relations contractuelles intervenues entre les parties.